Wissenschaftliche Projekte sind heute häufig durch eine hohe organisatorische und administrative Komplexität geprägt. Interdisziplinäre Kooperationen, internationale Förderprogramme, umfangreiche Berichtspflichten sowie detaillierte Budget- und Ressourcenplanung gehören zum Alltag vieler Forschungseinrichtungen. Während Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ihre Zeit idealerweise der Forschung widmen sollten, erfordern administrative Prozesse oft einen erheblichen zusätzlichen Aufwand.
Digitale Systeme spielen daher eine entscheidende Rolle bei der Organisation von Forschungsprojekten. Traditionelle Unternehmenssoftware, insbesondere Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP), bietet zwar leistungsstarke Funktionen zur Verwaltung von Finanzen, Personal und Projekten, doch ihre Benutzeroberflächen gelten häufig als komplex und wenig intuitiv. Genau an dieser Stelle gewinnt das Konzept der User Experience (UX) zunehmend an Bedeutung.
Eine durchdachte Benutzererfahrung kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Akzeptanz digitaler Systeme im wissenschaftlichen Umfeld deutlich erhöhen. Moderne Oberflächenkonzepte ermöglichen es, komplexe Prozesse verständlicher und zugänglicher zu gestalten. Ein besonders relevantes Beispiel dafür ist SAP Fiori.
Bedeutung der User Experience in wissenschaftlichen Arbeitsprozessen
User Experience beschreibt die Gesamtheit der Erfahrungen, die Nutzerinnen und Nutzer bei der Interaktion mit einem digitalen System machen. Im wissenschaftlichen Umfeld betrifft dies sowohl Forschende als auch Verwaltungsmitarbeitende, Projektkoordinatoren und Finanzabteilungen.
Gerade in Forschungsprojekten müssen unterschiedliche Rollen mit denselben Systemen arbeiten. Ein Projektleiter benötigt beispielsweise einen schnellen Überblick über Budgetstände und Meilensteine, während administrative Mitarbeitende detaillierte Daten zu Kostenstellen oder Fördermittelrichtlinien verwalten. Eine schlechte Benutzeroberfläche kann dabei zu ineffizienten Arbeitsabläufen, Fehlern bei der Dateneingabe oder sogar zur Ablehnung des Systems führen.
Eine moderne UX verfolgt daher mehrere Ziele:
- Reduzierung der Komplexität
- Kontextbezogene Darstellung von Informationen
- Schnellere Navigation durch große Datenmengen
- Minimierung von Fehlerquellen
- Verbesserung der Benutzerzufriedenheit
Gerade in Forschungseinrichtungen, in denen viele Nutzer keine klassischen ERP-Experten sind, kann eine intuitive Oberfläche den entscheidenden Unterschied machen.
SAP Fiori als neues Interaktionskonzept
SAP Fiori wurde entwickelt, um die traditionelle Nutzung von SAP-Systemen grundlegend zu verändern. Anstelle komplexer Transaktionen und überladener Masken setzt das Konzept auf rollenbasierte Anwendungen, klare Benutzeroberflächen und mobile Nutzbarkeit.
Die Grundidee besteht darin, einzelne Aufgaben in übersichtliche Apps zu zerlegen. Jede App konzentriert sich auf eine spezifische Funktion, beispielsweise:
- Projektbudget überwachen
- Fördermittelberichte erstellen
- Personalressourcen planen
- Reisekosten verwalten
Dadurch wird der Arbeitsfluss stärker an den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer ausgerichtet.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Forschende und Verwaltungsmitarbeitende nur die Anwendungen sehen, die für ihre jeweilige Rolle relevant sind. Diese Reduktion der Informationsflut erleichtert die tägliche Arbeit erheblich.
Verwaltung komplexer Forschungsprojekte
Große Forschungsprojekte beinhalten oft zahlreiche Teilprojekte, internationale Partner und unterschiedliche Finanzierungsquellen. Die Verwaltung solcher Strukturen stellt hohe Anforderungen an digitale Systeme.
Mit modernen Benutzeroberflächen können Projektstrukturen übersichtlich visualisiert werden. Dashboards zeigen beispielsweise:
- Budgetverteilung
- Projektfortschritt
- wichtige Deadlines
- offene Aufgaben
Statt mehrere komplexe Transaktionen aufzurufen, erhalten Projektverantwortliche alle relevanten Informationen auf einer zentralen Oberfläche.
Auch Genehmigungsprozesse lassen sich deutlich vereinfachen. Budgetfreigaben, Beschaffungen oder Reiseanträge können direkt über intuitive Apps erfolgen. Benachrichtigungen informieren automatisch über ausstehende Aufgaben.
Transparenz und Datenzugänglichkeit
Ein entscheidender Vorteil moderner UX-Konzepte liegt in der verbesserten Transparenz von Daten. In Forschungsprojekten müssen Informationen häufig zwischen verschiedenen Abteilungen ausgetauscht werden – beispielsweise zwischen Projektleitung, Finanzverwaltung und Drittmittelmanagement.
Durch rollenbasierte Dashboards können alle Beteiligten auf aktuelle Daten zugreifen, ohne komplexe Berichte erstellen zu müssen. Visualisierungen wie Diagramme oder Fortschrittsanzeigen erleichtern zudem das Verständnis großer Datenmengen.
Dies unterstützt auch strategische Entscheidungen. Projektleitungen können schneller erkennen, ob Budgets eingehalten werden, Ressourcen optimal verteilt sind oder bestimmte Projektbereiche zusätzlichen Unterstützungsbedarf haben.
Integration mobiler Arbeitsweisen
Wissenschaftliche Arbeit findet zunehmend mobil statt. Forschende arbeiten nicht nur im Büro, sondern auch in Laboren, auf Konferenzen oder im Homeoffice. Daher wird es immer wichtiger, dass administrative Prozesse ortsunabhängig durchgeführt werden können.
Moderne UX-Konzepte berücksichtigen diese Anforderungen. Anwendungen lassen sich auf verschiedenen Endgeräten nutzen, etwa auf Tablets oder Smartphones. Genehmigungen können unterwegs erteilt werden, und wichtige Projektinformationen sind jederzeit verfügbar.
Im Kontext digitaler Forschungssysteme kann beispielsweise SAP Fiori mit tts umsetzen dazu beitragen, Informationen auch über sprachbasierte Technologien zugänglich zu machen. Solche Ansätze eröffnen neue Möglichkeiten der Interaktion mit komplexen Informationssystemen.
Effizienzsteigerung durch intuitive Prozesse
Eine optimierte Benutzererfahrung wirkt sich direkt auf die Effizienz administrativer Abläufe aus. Wenn Prozesse klar strukturiert und leicht verständlich sind, reduziert sich der Schulungsaufwand erheblich.
Neue Mitarbeitende können sich schneller in Systeme einarbeiten, während erfahrene Nutzer Routineaufgaben deutlich schneller erledigen können. Automatisierte Workflows und intelligente Vorschläge unterstützen zusätzlich bei der Dateneingabe.
Besonders bei umfangreichen Förderprojekten, die detaillierte Dokumentationspflichten mit sich bringen, kann dies eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten.
Herausforderungen bei der Implementierung
Trotz der zahlreichen Vorteile ist die Einführung neuer Benutzeroberflächen in bestehenden IT-Landschaften nicht trivial. Viele Forschungseinrichtungen arbeiten mit historisch gewachsenen Systemstrukturen, die teilweise stark angepasst wurden.
Die Integration moderner UX-Konzepte erfordert daher häufig:
- technische Anpassungen
- Prozessanalysen
- Schulungsprogramme
- organisatorische Veränderungen
Auch die Akzeptanz der Nutzer spielt eine zentrale Rolle. Eine erfolgreiche Einführung gelingt meist dann, wenn Forschende und administrative Mitarbeitende frühzeitig in den Entwicklungs- und Implementierungsprozess einbezogen werden.
Zukunftsperspektiven der digitalen Forschungsverwaltung
Die Bedeutung benutzerfreundlicher Systeme wird in der Wissenschaft weiter zunehmen. Mit steigenden Anforderungen an Dokumentation, Datenmanagement und internationale Zusammenarbeit wächst auch der Bedarf an leistungsfähigen digitalen Werkzeugen.
Neue Technologien wie künstliche Intelligenz, automatisierte Datenanalysen und sprachbasierte Interfaces könnten die Interaktion mit Forschungsverwaltungssystemen weiter vereinfachen. In Kombination mit modernen UX-Konzepten entstehen dadurch Plattformen, die nicht nur administrative Aufgaben unterstützen, sondern auch aktiv zur Optimierung von Forschungsprozessen beitragen.
Die Integration solcher Lösungen kann langfristig dazu beitragen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und wissenschaftliche Arbeit effizienter zu gestalten. Dadurch bleibt mehr Zeit für das eigentliche Ziel der Forschung: die Gewinnung neuer Erkenntnisse.